Le Conseil communal est tenu d'adopter un règlement d'ordre intérieur (Nouvelle Loi Communale, art. 91). En vertu de la loi communale, certaines dispositions doivent y être consignées. Il s'agit :

• des conditions dans lesquelles copie des actes et pièces relatifs à l'administration de la commune peut être obtenue par les Conseillers communaux, ainsi que des conditions d'exercice du droit de visite des établissements et services communaux;
• des conditions d'exercice du droit, pour les Conseillers communaux, de poser des questions écrites et orales au Collège des Bourgmestre et Echevins;
• des modalités suivant lesquelles le Secrétaire communal (ou les fonctionnaires désignés par lui) fournit aux Conseillers communaux des informations techniques au sujet des documents figurant aux dossiers mis à leur disposition avant chaque réunion du Conseil communal (dans l'hypothèse où le règlement d'ordre intérieur a institué ce type de renseignements complémentaires);
• des modalités de composition et de fonctionnement des commissions qui ont pour mission de préparer les discussions lors des réunions du Conseil communal (dans l'hypothèse où le règlement d'ordre intérieur prévoit la constitution de telles commissions).

Le règlement d'ordre intérieur peut en outre comprendre des mesures complémentaires relatives au fonctionnement du Conseil. Il ne peut déroger, ni contrevenir à aucune disposition légale.

Le Conseil communal est tenu de s'assembler toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions. La loi communale précise qu'il se réunira au moins 10 fois par an (art. 85).

A Ixelles, ces réunions ont habituellement lieu le premier ou le dernier jeudi du mois à 20h (sauf périodes de vacances).

Le Collège des Bourgmestre et Echevins est compétent pour convoquer le Conseil communal. Il est habituellement admis que le droit de convoquer le Conseil communal implique celui de le décommander.

Les modalités de convocation sont fixées dans la loi communale (art. 87).

La convocation adressée aux Conseillers, les avisant de ce que le Conseil se réunira à telle date, à telle heure n'est régulière que si elle constitue l'exécution d'une décision du Collège des Bourgmestre et Echevins de réunir le Conseil communal. Hors les cas d'urgence, cette convocation doit en outre:

• être effectuée par écrit;
• être adressée au domicile des Conseillers communaux;
• être réalisée au moins 7 jours francs avant le jour fixé pour la réunion (le jour de réception de la convocation et le jour fixé pour la réunion ne sont pas comptés);
• contenir l'ordre du jour. Celui-ci doit être suffisamment clair pour permettre aux Conseillers de savoir sur quoi portera leur délibération.

Dans les cas d'urgence, la convocation peut être faite:

• verbalement;
• en n'importe quel lieu;
• sans délai.

Note: le Collège peut estimer qu'un point mérite l'urgence. Néanmoins, c'est au Conseil lui-même qu'il revient finalement d'apprécier l'urgence.

Si le Conseil n'a pu délibérer lors d'une 1re réunion parce que le quorum de présence n'était pas atteint, le délai pour procéder aux 2e et 3e convocations est ramené à 2 jours francs entre le jour de la convocation et le jour fixé pour la réunion.

Certaines dispositions légales exigent que le Conseil communal s'assemble à des dates ou périodes précises pour des points tels que :

• règlement des comptes annuels de l'exercice précédent, prescrit chaque année au cours du premier trimestre;
• budget de l'exercice suivant, qui est prévu chaque année, le 1er lundi du mois d'octobre;
• élection des membres du Conseil de l'aide sociale, prévue le 3e lundi qui suit l'installation du Conseil communal chargé de procéder à l'élection du Conseil de l'aide sociale.

La loi communale a prévu qu'un tiers des membres du Conseil peut demander au Collège de convoquer le Conseil aux jour et heure qu'ils ont fixés. La Loi ne prévoit pas que cette demande soit formulée par écrit. Elle pourrait donc, par exemple, être exprimée verbalement lors d'une séance du Conseil et être mentionnée sur le procès-verbal de ladite réunion. Pour des raisons de preuve, il est cependant souhaitable que cette demande soit formulée par écrit et signée par l'ensemble des Conseillers demandeurs. Cette demande doit être effectuée en temps voulu pour permettre l'écoulement du délai de 7 jours francs entre la convocation et la date fixée pour la réunion (sauf les cas d'urgence). La convocation du Conseil communal est obligatoire pour le Collège qui doit envoyer la convocation. Le Collège peut décider d'ajouter des points à ceux inscrits à l'ordre du jour par les Conseillers demandeurs.

Le Bourgmestre (même s'il a été nommé en dehors du Conseil) ou celui qui le remplace préside le Conseil communal (art. 88). Si le Bourgmestre n'est pas présent dans la salle à l'heure fixée pour commencer la réunion, la présidence sera assurée par son remplaçant. Il s'agit du premier Echevin dans l'ordre des scrutins à moins que le Bourgmestre n'ait délégué un autre Echevin (art. 14).

La séance est ouverte et close par le président (art. 88). Il est également compétent pour suspendre les travaux.

Le président ne peut pas ouvrir la réunion du Conseil avant l'heure fixée. Il doit l'ouvrir à l'heure indiquée sauf institution par le règlement d'ordre intérieur d'un délai de type "quart d'heure académique". Si le Conseil communal n'est pas en nombre compétent pour délibérer, le président, après avoir ouvert la séance, doit la clore immédiatement.

Si, à un moment quelconque, pendant la réunion du Conseil, celui-ci n'est plus en nombre suffisant pour délibérer valablement, le président doit clore immédiatement la séance. Lorsque, pour un motif quelconque, le président a clos ou suspendu la réunion du Conseil, celui-ci ne peut plus délibérer valablement.

Le président a le droit de lever la séance à tout moment même s'il est recommandé d'user de ce droit qu'avec la plus grande réserve. Lorsque le président a clos la réunion du Conseil communal, elle ne peut pas être rouverte.

Le président exerce la police des réunions du Conseil vis-à-vis du public (art. 98) ou des Conseillers.

En ce qui concerne le public, après en avoir donné l'avertissement, il peut :

• faire expulser à l'instant du lieu de l'auditoire tout individu qui donnera des signes publics soit d'approbation, soit d'improbation, ou excitera le tumulte de quelque manière que ce soit;
• dresser procès-verbal à charge du contrevenant, et le renvoyer devant le tribunal de police qui pourra le condamner à une amende de 0,03 € à 0,37 € ou à un emprisonnement de 1 à 3 jours, sans préjudice d'autres poursuites, si le fait y donne lieu.

Le président dirige les débats et veille à ce que les travaux se déroulent dans la sérénité. Il accorde la parole aux Conseillers, clôt la discussion, met aux voix les points inscrits à l'ordre du jour, prononce le huis clos. Il est seul habilité à rappeler les Conseillers à l'ordre et à demander que mention en soit faite au procès-verbal.

Il a le pouvoir de suspendre la réunion, de décider de la clore et pourrait même exclure un Conseiller par mesure d'ordre.

Le Conseil communal ne peut pas délibérer valablement si la majorité de ses membres en fonction n'est pas présente (art. 90). Par membres en fonction, on entend les Conseillers en exercice, y compris les Conseillers sortants ou démissionnaires tant que leurs successeurs ne sont pas installés. Les Conseillers qui s'abstiennent entrent en ligne de compte pour la détermination de la majorité des membres en fonction. Ne sont pas pris en considération les Conseillers décédés, déchus, qui n'ont pas encore prêté serment ou qui ne peuvent siéger en vertu d'une interdiction (art. 92).

La majorité requise est donc constituée de :

• la moitié des Conseillers en fonction + 1, si le nombre total des Conseillers en fonction est pair;
• la moitié des Conseillers en fonction + ½, si le nombre total des Conseillers est impair.

La Loi communale prévoit cependant que, si le Conseil communal a été convoqué 2 fois sans que le quorum ait été atteint au moment où l'objet inscrit puis réinscrit à l'ordre du jour a été mis en discussion, le Conseil pourra, pour cet objet mis ainsi pour la 3e fois à l'ordre du jour, délibérer valablement quel que soit le nombre de Conseillers présents (art. 90).

Les Conseillers communaux votent à haute voix (art. 100). La loi admet que des modes de scrutin équivalents soient prévus par le règlement d'ordre intérieur. Sont considérés comme tels :

• le vote nominatif exprimé mécaniquement;
• le vote par assis et levé;
• le vote à main levée.

Nonobstant les dispositions du règlement d'ordre intérieur, le vote se fait à haute voix chaque fois qu'un tiers des membres présents le demandent. Sauf en cas de scrutin secret, quand le président est membre du Conseil, il vote en dernier lieu.

En vertu de la loi communale font seuls l'objet d'un scrutin secret, à la majorité absolue des suffrages :

• les présentations de candidats;
• les nominations aux emplois;
• les mises en disponibilité;
• les suspensions préventives dans l'intérêt du service;
• les sanctions disciplinaires.

Les Conseillers doivent pouvoir émettre sur leur bulletin un vote positif ou négatif.

Les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages. La majorité absolue signifie plus de la moitié des votes (soit la moitié + 1 si le nombre total des votes est pair, soit la moitié + ½ si le nombre total des votes est impair). Les abstentions et bulletins de vote nuls n'entrent pas en ligne de compte pour la détermination du nombre de votes.

En cas de partage des voix, la proposition est rejetée (art. 99).

Lorsqu'il s'agit de présenter des candidats, de nommer à des emplois, de sanctionner disciplinairement, le scrutin doit avoir lieu pour une présentation à la fois.

Lorsqu'il s'agit de présenter un candidat ou de nommer à un emploi et qu'une personne est proposée au Conseil communal, les Conseillers doivent avoir la possibilité de :

• voter pour la personne proposée;
• voter contre la personne proposée;
• s'abstenir.

Lorsqu'il s'agit de présenter un candidat ou de nommer à un emploi et que plusieurs personnes sont proposées au Conseil communal, les Conseillers doivent pouvoir avoir la possibilité de :

• voter pour une des personnes proposées;
• voter contre toutes ces personnes;
• s'abstenir.

En cas de nomination ou de présentation de candidats, si la majorité requise n'est pas obtenue au 1er tour de scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix. A cet effet, le président dresse une liste contenant 2 fois autant de noms qu'il y a de nominations ou de présentations à faire. Les suffrages ne peuvent être donnés qu'aux candidats portés sur cette liste. La nomination ou la présentation a lieu à la pluralité des voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.

Lorsqu'il s'agit de prononcer une mise en disponibilité, une suspension préventive dans l'intérêt du service ou une sanction disciplinaire, les membres du Conseil doivent pouvoir se comporter des 3 manières suivantes :

• voter pour la mesure proposée;
• voter contre cette mesure;
• s'abstenir.