De Gemeenteraad is verplicht een reglement van inwendige orde op te stellen (Nieuwe Gemeentewet, art.91). Krachtens de Gemeentewet dienen verschillende bepalingen erin vermeld, namelijk :

• de voorwaarden waaronder een afschrift van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente door de gemeenteraadsleden kan worden verkregen, alsook de voorwaarden waaronder de gemeentelijke instellingen en diensten toegankelijk zijn;
• de voorwaarden waaronder de Gemeenteraadsleden het recht uitoefenen om schriftelijke en mondelinge vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen te stellen;
• de wijze waarop de gemeentesecretaris (of de door hem aangewezen ambtenaren), aan de raadsleden technische inlichtingen verstrekken over in de dossiers die tot hun beschikking werden gesteld voorkomende stukken vóór elke vergadering van de Gemeenteraad (indien het reglement van orde tevens de regels bepaald heeft voor het verstrekken van die nadere technische inlichtingen);
• de samenstelling en de werkingsprincipes van de commissies die de opdracht hebben gekregen om de discussies tijdens de Gemeenteraadszittingen voor te bereiden (indien het reglement van orde de samenstelling van dergelijke commissies voorziet).

Daarenboven mag het reglement van inwendige orde nadere maatregelen treffen aangaande de werking van de Raad. Doch mag dit reglement geen enkele wettelijke bepaling overtreden noch schenden.

De Gemeenteraad moet zo dikwijls vergaderen als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen. De Gemeentewet preciseert nochtans dat de Raad minstens tienmaal per jaar zal vergadert (art. 85).

Te Elsene hebben deze vergaderingen gewoonlijk plaats op de laatste donderdag van de maand, om 20u (behalve tijdens de vakantieperiode).

Het College van Burgemeester en Schepenen is bevoegd om de Gemeenteraad bijeen te roepen. Het wordt gewoonlijk aanvaard dat het recht om de Raad bijeen te roepen het recht om de Raad af te zeggen impliceert.

De wijze van bijeenroeping worden door de Gemeentewet vastgesteld (art.87).

De oproeping die aan de Gemeenteraadsleden wordt opgestuurd en waardoor ze worden gewaarschuwd dat de Raad op een bepaalde dag en om een bepaald uur zal vergaderen is alleen maar geldig indien ze het gevolg is van een beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen om de Gemeenteraad bijeen te roepen. Behalve in spoedeisende gevallen dient de oproeping :

• schriftelijk worden opgesteld;
• aan huis der Gemeenteraadsleden te worden doorgestuurd;
• minstens zeven vrije dagen vóór de dag van de vergadering te worden gezonden (de dag van de ontvangst van de oproeping en de dag van de vergadering worden niet bijgeteld);
• de agenda te bevatten. Deze agenda moet duidelijk genoeg zijn om de Raadsleden te laten weten waarover ze zullen discussiëren.

In spoedeisende gevallen mag de oproeping :

• mondeling worden medegedeeld;
• in om het even welke plaats worden gedaan;
• onmiddellijk door de vergadering worden gevolgd.

Nota : het College kan een punt als spoedeisend beschouwen. Het behoort nochtans tot de Gemeenteraad over het spoedeisende karakter van een zaak te oordelen.

Indien de Raad een eerste keer niet kon gehouden worden omdat het vereiste aantal aanwezige leden niet is opgekomen, wordt de termijn van een tweede en een derde oproeping tot 2 dagen teruggebracht, m.a.w. er moeten maar twee dagen tussen de oproeping en de zitting voorbijgaan .

Sommige wettelijke voorschriften eisen dat de Gemeenteraad op bepaalde datums of tijdens bepaalde periodes vergadert, voor punten zoals :

• het vaststellen van de jaarlijkse rekening van het vorige dienstjaar dient elk jaar tijdens het eerste trimester door te gaan;
• de begroting van het toekomende dienstjaar, die elk jaar wordt voorbereid, moet de eerste maandag van de maand oktober plaatshebben;
• de verkiezing van de leden van de Raad van het OCMW is voorzien voor de derde maandag na de installatie van de Gemeenteraad, die precies met deze verkiezing is belast.

De Gemeentewet heeft voorzien dat een derde van de zittinghebbende leden het College mag vragen de Raad bijeen te roepen op de aangewezen dag en het aangewezen uur. De wet voorziet niet dat deze aanvraag schriftelijk moet ingediend worden. Ze zou dus mondeling tijdens een Raadszitting kunnen worden medegedeeld en in de notulen van deze zitting worden vermeld. Doch om een duidelijk bewijs te hebben is het gewenst dat de aanvraag schriftelijk wordt ingediend en door al de aanvragende Raadsleden wordt ondertekend. Deze aanvraag moet op tijd worden ingediend om een termijn van 7 vrije dagen te laten voorbijgaan tussen de oproeping en de datum van de vergadering (behalve in spoedeisende gevallen). Het doorsturen van de oproeping van de Gemeenteraad is een verplichting voor het College. Het College mag beslissen verschillende punten aan de agenda toe te voegen die door de aanvragende Raadsleden werd opgesteld.

De burgemeester (ook werd hij buiten de Raad verkozen) of hij die hem vervangt zit de gemeenteraad voor (art.88). Bij ontstentenis van de burgemeester in de zaal wanneer de vergadering moet beginnen wordt het voorzitterschap door zijn vervanger waargenomen. De vervanger is de eerst gekozen schepen, tenzij de burgemeester zijn bevoegdheid aan een andere schepen heeft opgedragen (art.14).

De vergadering wordt door de voorzitter geopend en gesloten. De voorzitter is ook bevoegd om de werken op te schorten.

De voorzitter mag de vergadering niet vóór het vastgestelde uur laten beginnen. Hij moet de zitting om het vastgestelde uur openen, behalve indien het reglement van orde een kort uitstel voorziet (een soort "academisch kwartiertje"). Indien het aantal Gemeenteraadsleden niet volstaat om te beraadslagen moet de voorzitter de zitting openen en ze onmiddellijk daarna sluiten.

Indien op elk ogenblik tijdens de vergadering het aantal raadsleden niet meer volstaat om geldig te beraadslagen dient de voorzitter de zitting onmiddellijk te sluiten. Wanneer voor om het even welke reden de voorzitter de Gemeenteraadszitting onderbroken of gesloten heeft mag de Raad niet geldig meer beraadslagen.

De voorzitter heeft het recht om op het even welk ogenblik de zitting te sluiten, hoewel hem wordt aanbevolen van dit recht zo voorzichtig mogelijk gebruik te maken. Wanneer de voorzitter de Gemeenteraadsvergadering heeft gesloten mag deze niet hervat worden.

De voorzitter is belast met de handhaving van de orde tijdens de Raadszittingen, zowel tegenover het publiek als de Raadsleden.

Wat het publiek betreft kan de voorzitter, na een voorafgaande waarschuwing :

• terstond ieder persoon uit de zaal doen verwijderen, die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt;
• proces-verbaal laten opmaken tegen de overtreder en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot geldboete van 0,03 € tot 0,37 € of tot gevangenisstraf van 1 dag tot 3 dagen, onverminderd andere vervolgingen, indien het feit daartoe grond oplevert.

De voorzitter leidt de debatten en zorgt ervoor dat de werken in alle sereniteit doorgaan. Hij geeft het woord aan de Raadsleden, sluit de discussie, brengt de punten die op de agenda staan in stemming, besluit dat een zaak met gesloten deuren zal worden behandeld. Alleen de voorzitter kan de Raadsleden tot de orde roepen en vragen dat deze waarschuwing in de notulen van de zitting wordt vermeld.

De voorzitter heeft het recht om de zitting op te schorten, te sluiten, en kan eveneens een Raadslid door officiële mededeling laten verwijderen.

De gemeenteraad kan geen besluit nemen indien de meerderheid van de zittinghebbende leden niet aanwezig is (art. 90). Onder de benaming "zittinghebbende leden" begrijpt men de Raadsleden die in functie zijn, inbegrepen de aftredende Raadsleden en degenen die ontslag hebben ingediend, zolang hun opvolgers niet werden geïnstalleerd. De Raadsleden die zich onthouden worden bijgeteld om de meerderheid der zittinghoudende leden te bepalen. Worden niet in aanmerking genomen: de overledene Raadsleden, de Raadsleden die van hun rechten ontzet zijn, degenen die de eed nog niet hebben afgelegd of die wegens een verbod (art. 92) geen zitting mogen houden.

De vereiste meerderheid bestaat uit :

• de helft van het aantal Raadsleden + 1 indien het aantal zittinghoudende Raadleden even is;
• de helft van het aantal zittinghoudende Raadsleden + ½ indien het aantal oneven is.

Indien de Raad tweemaal bijeengeroepen werd zonder dat het vereiste aantal is opgekomen wanneer het punt (dat twee keer achtereenvolgens op de agenda werd gezet) ter discussie werd gesteld, voorziet de Gemeentewet dat de Raad op geldige wijze over de onderwerpen die voor de derde maal op de agenda voorkomen kan beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige leden (art. 90).

De leden van de Gemeenteraad stemmen mondeling (art. 100). De wet aanvaardt dat het reglement van orde gelijkwaardige stemmingen invoert. Als dusdanig worden beschouwd :

• de mechanisch uitgebrachte naamstemming;
• de stemming bij zitten en opstaan;
• de stemming bij handopsteking.

Ongeacht de bepalingen van het reglement van orde wordt er mondeling gestemd telkens als een derde van de aanwezige Raadsleden hierom verzoekt. Behalve in geval van geheime stemming stemt de voorzitter het laatst, voor zover hij lid van de Gemeenteraad is.

Krachtens de Gemeentewet geschieden alleen bij geheime stemming, bij volstrekte meerderheid van stemmen :

• de voordrachten van kandidaten;
• de benoemingen tot ambten;
• de terbeschikkingstellingen;
• de preventieve schorsingen in het belang van de dienst;
• de tuchtstraffen.

Op hun stembiljet moeten de Raadsleden positief of negatief kunnen stemmen.

De besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Volstrekte meerderheid betekent meer dan de helft van de stemmen (dus de helft van het aantal stemmen + 1 indien het aantal stemmen even is; de helft van het aantal stemmen + ½ indien het aantal oneven is). De onthoudingen en de ongeldige stembiljetten worden niet in aanmerking genomen voor het vaststellen van het aantal stemmen.

Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen (art. 99).

Wanneer het over voordrachten van kandidaten gaat, over benoemingen tot ambten en over tuchtstraffen moet de stemming één zaak na de anderen betreffen.

Wanneer het over de voordracht van een kandidaat gaat of over de benoeming tot een ambt, indien één persoon aan de Gemeenteraad voorgesteld wordt moeten de Gemeenteraadsleden de mogelijkheid hebben om :

• voor de voorgestelde persoon te stemmen;
• tegen de voorgestelde persoon te stemmen;
• zich te onthouden.

Wanneer het over de voordracht van een kandidaat gaat of over de benoeming tot een ambt, indien meerdere personen aan de Gemeenteraad voorgesteld worden moeten de Gemeenteraadsleden de mogelijkheid hebben om :

• voor één van de voorgestelde kandidaten te stemmen;
• tegen al de kandidaten te stemmen;
• zich te onthouden.

Indien bij de benoeming of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, heeft herstemming plaats over de kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Te dien einde maakt de voorzitter een lijst op met tweemaal zoveel namen als er benoemingen of voordrachten moeten geschieden. De stemmen kunnen alleen uitgebracht worden op de kandidaten die op deze lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht geschiedt bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de oudste kandidaat de voorkeur.

Wanneer het over een terbeschikkingstelling gaat, over een preventieve schorsing in het belang van de dienst of over een tuchtstraf moeten de Raadsleden de mogelijkheid zich op 3 manieren uit te drukken :

• tegen de voorgestelde maatregel stemmen;
• voor deze maatregel stemmen;
• zich onthouden.