Bevolking en burgerlijke stand

Bescherming van uw persoonsgegevens

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 delen wij u over de verwerking van uw gegevens door onze dienst de volgende informatie mee. Raadpleeg voor de precieze rechtsgronden van elke verwerking de volledige versie van ons privacybeleid.

Verwerkingsverantwoordelijke

De gemeente Elsene is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor alle taken die haar dienst bevolking en burgerlijke stand uitvoert.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Gemeente Elsene, Elsensesteenweg 168 te 1050 Brussel
Tel.: 02 515 61 11 – secretariaat at elsene punt brussels

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) dpo at elsene punt brussels

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt om de ons bij wet opgelegde taken te vervullen, namelijk:

registratie van levensgebeurtenissen: geboorten, huwelijken, overlijdens, adopties, erkenningen, naamsveranderingen, nationaliteitsveranderingen, wettelijke samenwoning;
opmaak, overschrijving en bewaring van de akten van burgerlijke stand;
afgifte van administratieve documenten: uittreksels uit akten, bewijzen van gezinssamenstelling, nationaliteitsattesten;
afgifte en beheer van identiteitsdocumenten: identiteitskaart, paspoort, Kids-ID, rijbewijs;
bevolkingsregisterbeheer: woonplaatskeuze, adresveranderingen, vertrek naar of terugkeer uit het buitenland, schrapping;
beheer van het verblijf van vreemdelingen;
afgifte van uittreksels uit het strafregister;
organisatie en beheer van de verkiezingen;
registratie van wilsverklaringen: wijze van lijkbezorging, wilsverklaring inzake euthanasie;
andere wettelijke taken: legalisatie van handtekeningen, genealogie, gezworenen voor het hof van assisen, begraafplaatsbeheer, poliovaccinaties, doorlaatpassen autoloze zondag, bruiloftsvieringen en vieringen van honderdjarigen.

Die verwerkingen berusten op een wettelijke verplichting of vallen onder een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (art. 6 § 1 c) en e) AVG). Uw toestemming is niet vereist.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken enkel strikt ter zake dienende gegevens:

Identiteitsgegevens: naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, geslacht, nationaliteit;
Woonadres en gezinssamenstelling;
Huwelijkse staat, afstamming en veranderingen in de burgerlijke staat;
Gegevens i.v.m. officiële documenten: documentnummers, foto, handtekening.

Voor sommige zaken verwerken wij, steeds op een uitdrukkelijke wettelijke grondslag, ook gevoelige gegevens:

Vingerafdrukken: voor identiteitskaart, paspoort en verblijfsdocumenten (art. 9 § 2 g) AVG);
Gezondheidsgegevens: voor de wilsverklaring inzake euthanasie en de medische rijgeschiktheid (art. 9 § 2 g) AVG);
Gerechtelijke gegevens: enkel voor afgifte van uittreksels uit het strafregister (art. 10 AVG).

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Uw gegevens worden intern verwerkt door onze dienst. Ze worden alleen in strikt bij wet bepaalde gevallen meegedeeld aan derden. Ontvangers kunnen naargelang het geval zijn:

Rijksregister en FOD Binnenlandse Zaken: voor de meeste activiteiten i.v.m. identiteit en bevolking;
politiediensten, parketten en rechtbanken: in het kader van hun wettelijke taken;
FOD Buitenlandse Zaken: voor paspoorten;
FOD Mobiliteit en Vervoer: voor rijbewijzen; – FOD Volksgezondheid: voor poliovaccinaties en wilsverklaringen inzake euthanasie;
FOD Justitie: voor gezworenen voor het hof van assisen; – politieke kandidaten en formaties: in het strikte kader van de kieswetgeving;
IT-dienstverleners: strikt contractgebonden, uitsluitend op onze instructies, met AVG-garanties.

Uw gegevens worden nooit verkocht, verhuurd of overgezonden voor commerciële doeleinden.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang als nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of om te voldoen aan onze wettelijke archiveringsverplichtingen:

Akten van de burgerlijke stand (geboorten, huwelijken, overlijdens …): permanente bewaring;
Openbaar historisch archief; – wilsverklaringen (euthanasie, lijkbezorging): permanente bewaring in het Rijksregister;
Identiteitsdocumenten (identiteitskaart, paspoort, vergunning …): geldigheidsduur van document, daarna wettelijke archivering;
Woonplaatskeuze en bevolkingsregisters: duur van woonplaatskeuze + wettelijke archiveringstermijnen;
Verblijfsvergunningen voor vreemdelingen: wettelijke verblijfsduur + beroepstermijnen;
Nominatieve kiezerslijsten: 5 jaar na de verkiezing, daarna vernietiging of anonimisering.

Uw rechten

Overeenkomstig artikel 15 tot 22 van de AVG hebt u de volgende rechten:

Recht van inzage: een kopie krijgen van de gegevens die wij over u bewaren;
Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten rechtzetten;
Recht op gegevenswissing: om schrapping van uw gegevens vragen, in de gevallen waarvan sprake in artikel 17 AVG;
Recht op beperking: het gebruik van uw gegevens tijdelijk doen opschorten;
Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen (art. 21 AVG).

Deze rechten kunnen worden beperkt wanneer bewaring of gebruik van uw gegevens bij wet is opgelegd.

Hoe uw rechten uit te oefenen?

Aanvragen kunnen worden gestuurd per brief of e-mail:

Dienst bevolking en burgerlijke stand – College van burgemeester en schepenen
Elsensesteenweg 168 - 1050 Brussel | tel.: 02 515 61 11 | bevolking at elsene punt brussels

U kunt eveneens een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel | +32 (0)2 274 48 00 | contact at apd-gba punt be

Een volledig document met de gedetailleerde wettelijke referenties en de precieze lijst van ontvangers per activiteit vraagt u aan bij het onthaal.

Overeenkomstig artikel 12 en 13 van de AVG (EU 2016/679) opgesteld document – Gemeente Elsene – Versie maart 2026

Laatste verandering: 2026-10-08 14:11:55